会务组工作方案.doc

会务组分工及工作方案

一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人:刘芳
三、会务准备
(一)场景布置(协助广告公司):
1.(1)40周年华诞展及各专科展牌;
(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;
(3)音响的调配;
(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);
(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;
(6)“千人宣言”仪式的准备工作;
(7)颁奖证书的准备;
(8)院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放(按不同颜色座椅区分ABCD区,方
3. 摆放主席台;
4. 准备嘉宾名牌;
5. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;
6. 摆放矿泉水;
7. 准备会议资料及礼品装袋;
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;
9. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。▲资料袋姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;
2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);
3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);
4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;
5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。
(三)嘉宾签到刘芳
(准备嘉宾签名册或签名卷轴);
(准备一份参加庆典嘉宾名单);
,以便有需要的嘉宾题字;
。
(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张。)
(四)应急工作刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作;
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作;
3. 突发事件的紧急处理(协同院庆活动应急组);
4. 现场保健医生及常用药品的准备;
5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表:

注: 把握细节规范办会
会务工作是办公室的一项经常性工作,会务工作的好坏,直接影响到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的把握。在办会工作中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等等细节上的问题,都会使会务工作不到位,给会议的质量和
效果带来影响,所以要搞好
办会工作,就必须以细致的作风,对会务工作中的细节细心观察,潜心把握,精心组织,实现精益求精办会的目标。具体来说,要从细节上做到“三个到位”。一、从细节上做到会前准备到位组织一次会议,会前准备到位是关键,只有会前准备充分,才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的,在做会前准备工作前,就要充分考虑各个细节,并根据考虑