会务组工作方案.doc

NurfürdenpersönlichenfürStudien,Forschung,、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员安排负责人:刘芳三、会务准备 (一)场景布置(协助广告公司):1.(1)40周年华诞展及各专科展牌;(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;(3)音响的调配;(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;(6)“千人宣言”仪式的准备工作;(7)颁奖证书的准备;(8)院庆工作牌的统一制作。(按不同颜色座椅区分ABCD区,;;(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;;;、钢琴现场演奏;(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。▲资料袋内物品:(1)产品介绍(2)座谈会专题片DVD(3)座谈会活动手册(4)纪念品(二),熟悉嘉宾坐席;,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);,工作人员到指定区域就坐;,工作人员指引嘉宾离场乘车。(三)(准备嘉宾签名册或签名卷轴);(准备一份参加庆典嘉宾名单);,以便有需要的嘉宾题字;。(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张。)(四);;(协同院庆活动应急组);;,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场。四、时间安排及分工根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表:时间工作任务负责人工作小组11月1日确认住宿事宜刘芳保障小组礼品初步设计刘芳礼品小组11月5日11月6日会场确认刘芳保障小组交通用车检修刘芳保障小组11月9日礼品制作刘芳礼品小组会场环境、交通、医疗、食宿再检查刘芳保障小组11月10日会场布置刘芳会务组全体礼品、会议材料分装、检查刘芳会务组全体接待人员具体工作安排刘芳会务组全体11月26日接待座谈会邀请与会人员刘芳会务组全体会场、论坛会场最后布置检查刘芳会务组全体会议礼品、(如果需要)刘芳、姜芳榕保障、接待11月27日庆典会议服务刘芳会务组全体座谈会邀请与会人员吃住行服务刘芳会务组全体10月27日座谈会邀请与会人员离会服务刘