会务组工作方案.doc

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会务组分工及工作方案
一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进展。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后少时到场就坐，防止冷场。
四、时间安排及分工
根据工作容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表：
时间
工作任务
负责人
工作小组
11月1日
确认住宿事宜
芳
保障小组
11月5日
礼品初步设计
芳
礼品小组
11月6日
会场确认
芳
保障小组
交通用车检修
芳
保障小组
11月9日
礼品制作
芳
礼品小组
会场环境、交通、医疗、食宿再检查
芳
保障小组
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11月10日
会场布置
芳
会务组全体
礼品、会议材料分装、检查
芳
会务组全体
接待人员具体工作安排
芳
会务组全体
11月26日
接待座谈会邀请与会人员
芳
会务组全体
会场、论坛会场最后布置检查
芳
会务组全体
会议礼品、材料到位
芳
会务组全体
4．参加宴会人员引导〔如果需要〕
芳、姜芳榕
保障、接待
11月27日
庆典会议效劳
芳
会务组全体
座谈会邀请与会人员吃住行效劳
芳
会务组全体
10月27日
座谈会邀请与会人员离会效劳
芳
会务组全体
会场后续工作
芳
保障小组
与会人员礼品发放
芳
礼品小组
注：把握细节规办会
会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响，所以要搞好
办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位〞。一、从细节上做到会前准备到位
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组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由假设干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和过失，特别是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，防止出现过失甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等，要把这些细节上的容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召开的**考核工作发动大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间搞好会务准备工作，为此，我们在制定方案时潜心把握细节，除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、