办公耗材物资台帐管理办法.doc

办公耗材物资台帐管理办法
一、目的
为优化公司信息管理,把物资台帐管理纳入制度化、规范化,特制定本管理办法。
二、适用范围
本办法适用于各单位。
三、所指对象
本办法中的物资指办公易耗品,不包含固定资产。
四、台账的管理责任
1、综合办公室是物资台帐业务的主管部门,除负责公司办公室物资台帐外,还对公司下属各单位物资台帐的建帐和运行负有监管责任,并不定期对各个单位物资台账进行抽查。
2、各单位要指定专人对本单位的物资发放及台账的录入、审核进行管理,并将责任人人员名单上报公司综合办公室进行备案。该责任人是本单位台账的第一责任人,要对台帐的真实性、准确性、规范性负责。
五、台账的建立
1、各单位按照公司的统一要求,严格落实台账管理制度,分别建立纸质台账和电子台账。还未建立台账单位要及时建立,对已建立台账的单位要规范完善。
2、纸质台账统一使用综合办公室下发的库存商品明细 1
分类账,账簿目录中所涉及的编号、物品名称必须按照实有物品进行
录入,账簿内页所涉及的时间、摘要、借方、贷方、余额必须按照实际逐项录入。每月月底各单位台账责任人要对纸质台账中物品数量结转至下月期初并用红色水笔划线区分。
3、电子台账模板由综合办公室统一制定并下发,各单位台账责任人要按照相关规定认真录入,不得擅自更改模板中所涉及的物品类别、名称、公式等。
六、台账的操作
1、台帐录入工作标准规范: ①及时:物资数量发生变动后,责任人应随即登记有关台账、账簿;②准确:台帐信息数据必须真实反映事实;③规范:纸质台账要求填写规范、字迹清晰工整,不得用铅笔、圆珠笔录入台帐。台账数据的录入必须与采购、财务等相关报表数据一致,做到账账相符,账表一致,确保数据信息的准确与完整。
2、台帐信息定期复核。各单位台账责任人要在当月月底进行复核,检查库存物资和台账信息是否相符,若有不符需查明情况,并撰写文字说明经单位领导签字,综合办公室同意后方可修订。
3、台帐信息的统计。各单位台账责任人按规定的统计周期,对台帐中的数据进行汇总计算,并按要求及时上报综合办公室。
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七、台账日常管理
1、纸质台帐必须满足下述要求: ①帐页装订整齐,账簿册用硬皮封面