文件和资料控制程序.doc

远大·程序文件
文件和资料控制程序
文件号
Y-Ⅱ-05
版次
C
编制
颜利宇
审核
李涛
批准
张跃
共 2 页
第 1 页
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目的和适用范围
远大宣言指出:“我们信守万事求源的工作态度,实行以过程为中心的管理原则和以制度为行动指南的管理方针。”制度的具体表现形式就是文件,每一个远大员工的一切工作必须围绕文件的编制、执行、修改进行。这样才能使我们:部门之间衔接可靠,员工之间沟通顺畅;工作质量及产品质量稳定;老员工及能力强的员工的经验和智慧得以保存和传播;新员工能迅速熟悉工作;低能力员工能迅速符合岗位要求。
文件能使我们工作差错最少、效率最高。文件是远大生存的第一条件。
为了对文件实行统一、有效的控制,特制定本程序。本程序适用于公司所有文件和资料的控制。
职责
总经办负责全公司文件和资料的归口管理。
总经办资料室(简称资料室)负责所有文件和资料的发放和记录。
文件和资料的分类
按文件级别依次分为远大宣言、质量手册和程序文件、管理文件和技术文件、外来资料。
——远大宣言是公司一切工作的行动纲领;
——质量手册是质量体系的纲领性文件,支持远大宣言;程序文件是描述各部门为实施质量体系要素进行的活动程序, 支持质量手册;
——管理文件和技术文件是具体活动的操作规范(或规定),
直接支持远大宣言或支持程序文件。其中管理文件分为生
产类、营销类、服务类、行政类等。技术文件分为设计文
件、工艺文件;
——外来资料是非本公司编制的资料,补充和支持公司其他文
件,包括外来引用资料和外来参考资料;
按文件类别分为基础文件、通用文件、衔接文件、部门文件、暂行文件。
——基础文件是规定文件写作、编号和控制等的文件;
——通用文件是使用人数多,适合多个部门或公司所有部门的
文件;
——衔接文件是两个或几个部门共同遵守的文件;
——部门文件是部门内部使用的文件;
——暂行文件是指明确知道执行期很短(一般指1个月或几
个月)的文件。
文件编制
任何人均可提出或参与编制文件。
各部门必须完成职责范围内文件的编制。
编制时务必参考旧文件及其他相关文件。
文件审核
总经办负责组织远大宣言、质量手册、程序文件的审核。
技术课负责机械部分设计文件的审核。
开发课负责电气部分设计文件和工艺文件的审核。
品管课负责检验规程/标准的审核。
工艺室负责其他工艺文件的审核。
其他文件不限审核部门,但以相应职责部门为主。
文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。
文件的批准
远大宣言、质量手册由总经理批准;程序文件由管理者代表
批准。
机械部分设计、工艺文件分别由总经办和直燃机厂厂长批准,电气部分设计、工艺文件由用户中心主任批准。
销售公司经理、直燃机厂厂长、行政部部长、用户中心主任可批准本部门内部使用的管理文件。机密/绝密文件、跨部门的文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件,一律由总经办批准。